inventory57 · Inventario y costos
Control de inventario que cuadra con la contabilidad
Compras, recepción contra la factura, bodegas, recetas, producción, conteos y cierre del mes en un solo sistema. Cada movimiento calcula su costo y llega a la contabilidad sin que nadie lo digite.
- 99,92 % de los cierres con la cantidad exacta en nueve meses de dos hoteles.
- Conteo a ciegas desde el celular, con escáner.
- Promedio ponderado, PEPS por lote, estándar o identificado.
El problema
El inventario se descuadra en silencio
Se paga lo que diga la factura
Nadie la cruza contra lo que se pidió y lo que llegó. Lo que faltó se paga igual.
El costo promedio se calcula a mano
Una fórmula mal arrastrada y el margen de cada producto queda mal, sin que nadie lo note.
El conteo se hace con la lista en la mano
Quien cuenta ve lo que debería haber, y termina anotando eso.
Las mermas se ven tarde
Cuando aparecen en la hoja, ya se botaron.
El contador reconstruye el inventario
Cada mes, a partir de hojas que no cuadran con la contabilidad.
Bodegas que no se hablan
Lo que sale de una y no llega a la otra se pierde en el camino.
El recorrido
Un solo recorrido, de la compra al cierre
Cada paso lo hace la persona que le corresponde. El sistema hace las cuentas y deja el rastro.
Comprar
Del pedido de la bodega a la orden del proveedor, con aprobación por monto.
Recibir
Pedido, recepción y factura electrónica, línea por línea.
Mover
Traslados entre bodegas que se cuentan al llegar.
Producir
Recetas con el costo de hoy y la orden contra el consumo real.
Contar
A ciegas, desde el celular, en dos rondas.
Cerrar
Validaciones, la foto del mes y el asiento en la contabilidad.
Así funciona
Cada número del inventario, con su origen
Lo que llegó, contra lo que le cobraron
La recepción cruza el pedido, lo que llegó y la factura electrónica del proveedor, línea por línea. Lo facturado de más no se paga hasta resolverlo, y cada diferencia se resuelve ahí mismo con su nota crédito.
- La factura llega sola desde la DIAN.
- Lotes y fechas de vencimiento.
- Precio pactado por escrito con cada proveedor.
Cada bodega, al momento
Lo que hay, dónde está y cuánto vale, en todas las bodegas a la vez. Lo que sale de una bodega y no ha llegado a la otra queda en tránsito, a la vista, y se recibe desde el celular.
Cuánto cuesta lo que usted produce
La receta con el costo de hoy de cada insumo, la merma, la mano de obra y los indirectos. La orden de producción se compara contra lo que se consumió de verdad, y si sube un insumo se ve a qué recetas les pega.
- Recetas con versiones.
- Producción por partes y costos indirectos reales.
- Calcule el costo de una receta gratis.
Contar a ciegas, desde el celular
Quien cuenta no ve lo que dice el sistema: cuenta lo que hay, con el escáner del celular. El sistema compara, lo que no cuadra se vuelve a contar y quien cuenta no aprueba.
El costo correcto, con la norma
El inventario se mide al menor entre lo que costó y lo que se recupera al venderlo, como pide la NIC 2. El sistema calcula el valor neto realizable y el deterioro; el contador decide.
- Promedio ponderado, PEPS por lote, estándar o identificado.
- Moneda extranjera y costo en destino.
- Recosteo cuando cambia un costo.
Un cierre que llega solo a la contabilidad
El cierre del mes corre cinco validaciones y guarda la foto del inventario. Cada movimiento con efecto contable llega como asiento a conta57, y el inventario cuadra con el mayor.
La prueba
Nueve meses de dos hoteles, comparados mes a mes
Historia real de dos hoteles en operación, cargada y comparada mes a mes. Los nombres no se publican.
Guía
Cómo controlar el inventario de un hotel, un restaurante o un negocio de servicios
El inventario se pierde en pequeñas diferencias que nadie mira a tiempo: una factura pagada de más, un conteo copiado de la lista, una merma que nadie anotó. Estas son las prácticas que lo mantienen cuadrado.
Recibir contra la factura
Compare lo pedido, lo que llegó y lo facturado, línea por línea, antes de pagar. Lo que no llegó o llegó a otro precio se resuelve con nota crédito, no con fe.
Contar a ciegas
Quien cuenta no debe ver cuánto debería haber. Si lo ve, termina anotando eso. Un segundo conteo de lo que no cuadra separa el error de la pérdida.
Costo promedio o PEPS
El promedio ponderado recalcula el costo con cada entrada y es el más usado. PEPS por lote sirve cuando importan los vencimientos. Lo que no puede pasar es calcularlo a mano.
Mermas y vencimientos
Registre la merma cuando ocurre y vigile los lotes por vencer. Al cierre ya es tarde.
Inventario y contabilidad
Cada mes, el valor del inventario debe ser igual al de la cuenta del mayor. Si cada movimiento contabiliza solo, esa conciliación deja de ser una reconstrucción.
Preguntas frecuentes
Sobre inventory57
¿Qué métodos de costeo maneja?
Promedio ponderado, PEPS por lote, estándar e identificado, con moneda extranjera y costo en destino.
¿Sirve para restaurantes y bares?
Sí. Las recetas descuentan los insumos y la producción se compara contra la receta, con el costo de hoy de cada insumo.
¿Se puede contar desde el celular?
Sí, a ciegas y con escáner de código de barras. Lo que no cuadra se vuelve a contar y quien cuenta no aprueba.
¿Maneja varias bodegas?
Sí. Las existencias se ven en todas las bodegas a la vez, y los traslados quedan en tránsito hasta que se reciben.
¿Maneja lotes y vencimientos?
Sí. La recepción registra el lote y la fecha de vencimiento de cada entrada.
¿Se conecta con la contabilidad?
Sí. Cada movimiento con efecto contable llega como asiento a conta57, y el cierre compara el inventario con el mayor.
Véalo con sus propios meses
Cargamos los meses de su sistema actual y le mostramos dónde se descuadró, documento por documento.